Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben? Diese Frage höre ich von Kolleginnen jedes Frühjahr. Die kurze Antwort: Seit dem Steuerjahr 2024 in der Regel nicht mehr, es sei denn, das Finanzamt fordert sie an oder du schuldest ausnahmsweise doch Umsatzsteuer.
Als Kleinunternehmer musst du seit 2024 meist keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) erlaubt kleinen Unternehmen, auf ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer aufzuschlagen. Du stellst also netto in Rechnung, führst nichts ans Finanzamt ab und darfst im Gegenzug keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen ziehen. Umsatzsteuerbefreit im engeren Sinn bist du damit nicht: Deine Umsätze sind grundsätzlich steuerpflichtig, die Steuer wird nur nicht erhoben.
Bis einschließlich zum Steuerjahr 2023 musste trotzdem jeder Kleinunternehmer eine jährliche Umsatzsteuererklärung einreichen. Sie war im Kern eine Nullmeldung: Das Finanzamt prüfte damit, ob die Umsatzgrenzen eingehalten waren. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde diese Pflicht gestrichen. Ab dem Besteuerungszeitraum 2024 sind Kleinunternehmer von der Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung befreit.
Das heißt nicht, dass du dem Finanzamt nichts mehr meldest. Pflicht bleiben:
- die Einkommensteuererklärung, wenn du selbstständig Einkünfte erzielst
- die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als Anlage dazu, in der deine Umsätze und Kosten stehen
- bei Gewerbetreibenden außerdem die Gewerbesteuererklärung (Gewerbesteuer fällt erst über dem Freibetrag von 24.500 Euro Gewinn an, die Erklärung kann trotzdem verlangt werden)
Freiberufler wie Designerinnen, Texter oder Beraterinnen zahlen keine Gewerbesteuer. Für sie bleibt es bei Einkommensteuererklärung und EÜR. Aus der EÜR sieht das Finanzamt ohnehin, wie hoch dein Umsatz war, und deshalb braucht es die separate Umsatzsteuererklärung nicht mehr.
Wer sich gerade erst fragt, ob ein kleines Nebengewerbe überhaupt unter diese Regeln fällt, findet im Beitrag wie viel man mit einem Kleingewerbe maximal verdienen darf die Abgrenzung zwischen Kleingewerbe und Kleinunternehmer.
Die Umsatzgrenzen liegen seit 2025 bei 25.000 und 100.000 Euro
Wann zahlt man Umsatzsteuer? Sobald du die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschreitest oder freiwillig auf sie verzichtest. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Werte, festgelegt im Jahressteuergesetz 2024:
| Prüfzeitraum | Grenze bis 2024 | Grenze ab 2025 |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz im Vorjahr | 22.000 Euro | 25.000 Euro |
| Gesamtumsatz im laufenden Jahr | 50.000 Euro (Prognose) | 100.000 Euro (tatsächlich) |
| Gründungsjahr | 22.000 Euro (Prognose) | 25.000 Euro (tatsächlich) |
Gemeint ist jeweils der Nettoumsatz, also das, was du in Rechnung stellst, ohne Umsatzsteuer. Es geht nicht um den Gewinn und auch nicht um eine Einkommensgrenze. Die Begriffe Verdienstgrenze oder Einkommensgrenze beim Kleingewerbe werden oft verwechselt: Für die Umsatzsteuer zählt allein der Umsatz.
Wichtig ist der zweite Wert. Die 100.000 Euro sind seit 2025 keine Prognose mehr, sondern eine harte Grenze. Überschreitest du sie im laufenden Jahr, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze reißt. Schon diese Rechnung muss Umsatzsteuer enthalten. Im Gründungsjahr gilt dasselbe bereits bei 25.000 Euro.
Ein Rechenbeispiel: Du hattest 2025 einen Umsatz von 24.000 Euro. 2026 bist du damit Kleinunternehmerin. Bis Oktober 2026 kommst du auf 98.000 Euro, im November schreibst du eine Rechnung über 4.000 Euro. Diese Rechnung bringt dich auf 102.000 Euro. Sie und alle folgenden Rechnungen schreibst du mit 19 Prozent Umsatzsteuer, und für 2026 wird eine reguläre Umsatzsteuererklärung fällig.
Realistischer ist der Normalfall: Du bleibst 2026 unter 100.000 Euro, aber über 25.000 Euro. Dann darfst du das ganze Jahr 2026 als Kleinunternehmerin abrechnen, ab dem 1. Januar 2027 aber nicht mehr.
Diese Ausnahmen machen die Erklärung doch zur Pflicht
Auch als Kleinunternehmer kann eine Umsatzsteuererklärung fällig werden. Die Befreiung gilt nämlich nur, solange du tatsächlich keine Umsatzsteuer schuldest. Die häufigsten Fälle in der Praxis:
- Das Finanzamt fordert dich auf. Dann gibst du die Erklärung ab, auch wenn sie nur Nullen enthält.
- Leistungen aus dem Ausland (Reverse-Charge). Buchst du Werbeanzeigen, Software oder Beratung bei einem Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland, wechselt die Steuerschuld nach § 13b UStG zu dir. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Du zahlst die deutsche Umsatzsteuer auf diese Rechnung selbst und darfst sie nicht als Vorsteuer abziehen.
- Falsch ausgewiesene Steuer. Steht auf deiner Rechnung versehentlich Umsatzsteuer, schuldest du sie nach § 14c UStG, obwohl du Kleinunternehmer bist. Das lässt sich nur durch eine Rechnungskorrektur reparieren.
- Wegfall der Regelung im Lauf des Jahres durch Überschreiten der 100.000 Euro.
Der Reverse-Charge-Fall betrifft Freelancer häufiger, als viele denken. Wer seine Akquise mit bezahlten Anzeigen unterstützt, wie im Beitrag über Digital Marketing für Freelancer beschrieben, bekommt die Rechnung der großen Plattformen oft von einer Gesellschaft in Irland. Dann schuldest du auf diese Rechnungen die Umsatzsteuer und musst in den betroffenen Zeiträumen eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Kläre das im Zweifel mit deiner Steuerberatung, bevor du die erste Kampagne startest.
Die Befreiung von der Erklärung gilt nur, solange du tatsächlich keine Umsatzsteuer schuldest.
In ELSTER bleibt für Kleinunternehmer meist nur die EÜR
Die Steuererklärungen reichst du als Selbstständiger elektronisch über ELSTER ein, das Online-Portal der Finanzverwaltung. Papier ist für Unternehmer nur noch in Härtefällen zulässig. Für Kleinunternehmer sieht der Ablauf so aus:
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Beim Start der Selbstständigkeit gibst du in ELSTER an, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst, und schätzt deinen Umsatz für das erste Jahr.
- Belege sammeln. Ich führe eine einfache Tabelle mit Datum, Rechnungsnummer, Kunde und Nettobetrag. Am Jahresende ist die Summe dein Gesamtumsatz.
- EÜR ausfüllen. In der Anlage EÜR trägst du die Betriebseinnahmen ein. Für Kleinunternehmer gibt es dort eine eigene Zeile für die Umsätze nach § 19 UStG.
- Einkommensteuererklärung abgeben. Mit Anlage S (Freiberufler) oder Anlage G (Gewerbe) und der EÜR.
- Umsatzsteuer prüfen. Gab es Reverse-Charge-Rechnungen oder eine Aufforderung des Finanzamts? Dann füllst du zusätzlich das Formular zur Umsatzsteuererklärung aus.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen gibst du als Kleinunternehmer im Normalfall nicht ab. Der Unterschied: Die Voranmeldung ist eine monatliche oder vierteljährliche Meldung mit Vorauszahlung, die Jahreserklärung fasst das ganze Jahr zusammen. Beides entfällt, solange du keine Umsatzsteuer schuldest.
Die Frist für die Einkommensteuererklärung ist grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres. Mit Steuerberatung verlängert sie sich deutlich, in der Regel bis ins übernächste Jahr. Dieselben Fristen gelten, wenn ausnahmsweise eine Umsatzsteuererklärung fällig ist.
Auf jeder Rechnung steht der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Weil du keine Umsatzsteuer ausweist, muss die Rechnung erklären, warum. Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist Pflicht. Eine Formulierung, die sich bewährt hat:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).
Alle übrigen Pflichtangaben bleiben: Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung und Leistungszeitraum, Betrag. Wie du Rechnungen und Zahlungsziele insgesamt sauber aufsetzt, steht im Beitrag Business als Freelancer: Kalkulation, Verträge und Rechnungen.
Zur E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ausstellen musst du als Kleinunternehmer weiterhin keine E-Rechnung, ein PDF bleibt zulässig.
Kein Vorsteuerabzug: Was das kostet
Als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer darfst du die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen nicht zurückholen. Ein Rechenbeispiel:
| Posten | Regelbesteuerung | Kleinunternehmer |
|---|---|---|
| Laptop, Preis brutto | 1.785 Euro | 1.785 Euro |
| darin enthaltene Umsatzsteuer (19 %) | 285 Euro, erstattet als Vorsteuer | 285 Euro, nicht erstattet |
| tatsächliche Kosten | 1.500 Euro | 1.785 Euro |
Bei wenigen Anschaffungen fällt das kaum ins Gewicht. Bei hohen Investitionen am Anfang der Selbstständigkeit kann es sich lohnen, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. An diesen Verzicht bist du dann fünf Kalenderjahre gebunden.
Wann der Verzicht sinnvoll ist
Arbeitest du fast nur für Firmenkunden, spricht viel für die Regelbesteuerung. Deine Kunden ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab, für sie ändert sich am Preis nichts. Du dagegen holst dir die Vorsteuer aus Software, Hardware und Weiterbildung zurück. Arbeitest du überwiegend für Privatkunden, ist die Kleinunternehmerregelung meist günstiger: Für sie wären 19 Prozent Aufschlag ein echter Preisunterschied.
Wer die Grenzen überschreitet, wechselt ohne Übergangsfrist
Der häufigste Fehler, den ich sehe, betrifft nicht die Erklärung, sondern den Wechsel. Wer 2025 mit 27.000 Euro Umsatz abgeschlossen hat, ist ab dem 1. Januar 2026 regulär umsatzsteuerpflichtig. Viele merken das erst im Frühjahr und haben bis dahin weiter ohne Umsatzsteuer abgerechnet.
Die Folge: Das Finanzamt behandelt die Rechnungsbeträge als Bruttobeträge und rechnet die Umsatzsteuer heraus. Aus 5.000 Euro Rechnungsbetrag werden 4.201,68 Euro Umsatz und 798,32 Euro Umsatzsteuer, die du nachzahlst. Bei Firmenkunden lässt sich das oft durch berichtigte Rechnungen auffangen, bei Privatkunden meist nicht.
Ist eine Umsatzsteuererklärung oder Voranmeldung fällig und gibst du sie zu spät ab, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen und Zinsen auf Nachzahlungen verlangen. Gibst du gar nicht ab, darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Eine Schätzung fällt selten zu deinen Gunsten aus.
Meine Faustregel: Prüfe jedes Jahr im Dezember deinen Gesamtumsatz und im laufenden Jahr ab etwa 80.000 Euro jeden Monat. Liegst du über 25.000 Euro, stellst du deine Rechnungsvorlage zum 1. Januar um.